各系（校）、各部门：

为规范学院学生档案管理工作，提高学生档案管理制度化、科学化水平，结合我院学生档案管理工作实际，特制定《安徽体育运动职业技术学院学生档案管理办法》，现予印发，自印发之日起施行，请遵照执行。

安徽体育运动职业技术学院

2023年11月10日

安徽体育运动职业技术学院

学生档案管理办法

第一章 总 则

第一条 学生档案是记载学生进校前和在校期间有关学习、工作、品行、奖惩、本人和家庭基本信息及其他必要信息的个人档案材料，是学校考查、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是国家和社会选拔录用人才的重要依据。学生档案管理工作是学校的一项常规性基础工作。为加强学生档案管理工作的规范化、制度化与信息化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）和《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等国家有关学生管理工作的政策与规定，结合我院实际情况，特制定本办法。

第二条 学生档案管理工作坚持“为学生服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作准则，实行统一管理、严守秘密的保管办法。为确保学生档案的完整、准确、系统、安全，学院学生档案由各系（校）集中统一管理，并由专人负责，学生工作处负责监管。

第三条 本办法适用于我院全日制统招在籍在校学生。社招学生档案管理自入学开始，其入学前档案不在学院档案管理范围之内。

第二章 归档范围

第四条 各系（校）负责学生档案的日常管理工作，要指定专人负责学生档案材料的收集、整理和归档工作。有关部门根据自己的职责范围负责材料收集工作。辅导员作为学生档案材料形成的主要人员，要做好学生在校期间形成的档案材料的收集与整理工作，在班级学生档案材料形成后1个月内，移交所在系，并协助做好归档工作。

第五条 学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：

（一）新生入学档案材料：

1.入学前所在学校档案。此项材料由新生入学前所在学校邮寄，各教学系安排专人负责接收并查看整理，若发现材料错漏，立即联系对方学校进行纠正或补办。

2.录取通知书。

3.身份证复印件。

新生入学档案材料在新生报到后由各系（校）放入学院专用的新的档案袋内。

（二）新生入学体检表。此项材料由后勤服务中心医务所负责提供。

（三）学籍材料。《安徽体育运动职业技术学院学生学籍表》，此项材料由教学科研处负责提供。

（四）毕业材料：《毕业生登记表》、《学年鉴定表》，《实习鉴定表》、《成绩表》，此项材料分别由学工处与教科处负责统一印制，由各系（校）负责填写。

（五）奖励证明材料：因品行表现或学业成绩突出而获得院级及以上的奖励审批材料（包括但不限于国家奖学金、国家励志奖学金、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、院级或省级优秀毕业生等）。

（六）违纪处分材料：学生触犯国家法律法规、违反学校管理规定被予以纪律处分的处理材料，依照学院最新学生手册规定的应当归档的材料。此项材料根据处分级别由学工处或各系（校）提供。

（七）学籍变动材料：休学、复学、退学、转学、出国或死亡等原因引起的学籍变动的相关证明材料。此项材料由教科处提供。

（八）其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。

以上（一）至（四）类为必需材料，不可缺项。（五）至（八）类为实发材料，由各系（校）按照实际情况自行整理归档。

第六条 学生团组织关系和党建材料由各系（校）党团组织负责统一管理、归档，学生毕业时，党团关系纸质材料由其本人转递，或根据需要，与人事档案一起转递。

第三章 归档与管理要求

第七条 各系（校）学生档案管理人员对收集的学生档案材料要认真鉴别。属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、图文清晰。不属于归档范围的材料，可视情况予以处理，必要时退还形成材料的部门。

第八条 新生档案由各系（校）安排专人负责接收，在新生入学3个月内，移交所在系（校）统一专人管理。新生入学后，档案由各系（校）负责核查、整理、归档，具体要求如下：

（一）核查学生档案记载信息是否准确、规范。学生高中时期档案须准确完整，学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名；要求身份证、学籍表与档案记载上的姓名出生年月日一致；反映父母、亲属基本信息的文字材料要真实清楚。

（二）核查后，将学生档案资料放在原档案袋中，装入学校统一提供的新的档案袋内。

（三）规范填写档案袋。要求用黑色签字笔或钢笔书写，字迹要清晰、工整。每个档案袋上填写学生姓名、性别、民族、籍贯、省市（县）和档案编号等信息，档案编号各系自行统一。

（四）新生入学后，以系（校）为单位填写《新生档案情况登记表》，作为档案保管与移交的重要依据。

第九条 归档的学生档案，必须真实、历史、全面地反映学生的学习、成长过程，对形成部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。所有归档材料必须是有关手续完备的最终材料。具体要求如下：

（一） 归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字。凡规定由有关部门审查盖章的材料，相关部门必须加盖公章。

（二）各类材料只能用黑色签字笔或钢笔书写，文字要规范、清晰。

第十条 如归档材料不符合归档要求，各系（校）有权退回，由原交送单位按要求重新办理。

第十一条 学生取得各类奖惩及休、复、转学、转专业证明的原始材料或复印件，应在行文下发后一周内交由各系（校）复印归档。

第十二条 学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整性。

第十三条 所有毕业生归档材料一并在毕业前集中装档。毕业生成绩表由各系（校）打印，到教学科研处盖章，并由各系（校）装入档案。

第十四条 各类材料装入档案袋之前，要认真核对，保证档案材料不错装、不漏装；移交或寄送毕业生档案前，必须完善档案袋上学生基本信息的填写，并按学号顺序排列；归档材料交接时，交接双方经办人要履行签字手续，注明承办单位及时间。

第十五条 根据安全保密和便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。具体要求：

（一）学生档案要在专门档案室，用铁皮档案柜存放。

（二）建立学生档案登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。

（三）管理部门要不断研究和改进学生档案的管理方法，逐步实现科学化、标准化和信息化管理。

（四）学生档案实行数据化管理。各系（校）须加强学生档案数据化管理意识，管理过程中，及时扫描电子数据。毕业生离校，其纸质档案转递、交寄前，须完成全部电子档案备份工作。各系（校）要按照电子档案的归档时间、归档内容、质量要求、保密要求、保管要求等进行严格管理。

（五）各系（校）确保档案管理人员相对稳定，人员变动时，工作交接手续要完备，填写《档案管理人员变动登记表》，确保档案管理工作平稳、有序、规范。

第四章 毕业生档案的转递、交寄

第十六条 学生在校期间发生转系等情况时，转出系应在学生转系手续完成后一周内将学生档案移交至转入系。

第十七条 学生毕业离校前，各系（校）应派专人统一将毕业生档案全部材料进行电子扫描，并保存至专用电脑或储存介质留存。

第十八条 学生毕业离校后两周内，各系（校）统一将毕业生档案转递至人才市场或就业指导中心等人才管理中心，各系（校）必须有专人负责办理档案转递交接登记手续。毕业生档案在转递过程中，转递交接档案时，要留手续凭据（比如EMS单号，以及就业系统导出的经过学生本人确认的档案邮寄地址等）。

第十九条 各系（校）要逐一审查毕业生档案的完备性，核查寄往的地址是否准确，寄往单位是否具有接收档案的资格，以免错寄或遗失。各系（校）应将毕业生档案交寄的地址和单位及时告知学生本人，以便于学生查询档案去向（就业系统核查）。

第二十条 因休学、退学、取消学籍、死亡的未毕业学生档案暂由学生所在系（校）统一管理，不需转递。退学的学生档案由学生本人带回，并留下凭证。

第五章 档案的查阅、查询

第二十一条 因工作需要，以下人员可查阅学生档案：

（一）分管院领导。

（二）与学生管理有关的职能部门、教学单位负责人或具体经办人。

（三）持有相关证明或介绍信函的校外单位组织人事等部门的工作人员。

（四）学生个人不得查阅自己的档案材料。

第二十二条 档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由，填写《学生档案查询登记表》。

第二十三条 任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料；未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

第二十四条 任何人查阅档案时，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要经允许可摘记档案材料，摘记的内容应在学生档案保管室备案，并应妥善保管摘记内容，不得泄露。

第二十五条 如因工作需要必须借出使用档案时，应说明理由，经档案管理负责人批准后，可办理借出手续。办理借出手续时应注明归还日期并保证按期归还。

第二十六条 未经批准，任何单位和个人不得私自扣留、截留应归档案材料。

第二十七条 已毕业学生档案的去向查询由各系（校）负责。

第二十八条 若出现违反档案管理办法的行为，则按照国家相关法律法规作出相应处罚。

第六章 附 则

第二十九条 本办法经院党委会议审议通过后实施。

第三十条 本办法由学生工作处负责解释。